Gastblogger HoP

About the author : Gastbloggers zijn studenten en afgestudeerden met een inspirerend verhaal. Zij vertellen over hun ervaringen, hun kansen, hun wensen, en hun doelen. Het schrijven van een gastblog is een leuke manier om jezelf online te profileren. Heb je interesse in het schrijven van een gastblog? Mail dan naar gastblog @humansofpsychology.nl

Getting things done: efficiënt denken en doen

Advies en lesgeven, Gastblogger, Studeren, Uncategorized No Comment

“Getting things done…. Een verjaardagkaartje voor je moeder kopen, hoofdstuk 2 lezen van je studieboek, een nieuw pakje boter kopen, je hebt ook nog nieuwe sokken nodig, en o ja, voor je commissie moet je nog wat actiepuntjes afwerken. Klinkt bekend? So much to do, and so little time..”

We zijn vaak bewust of onbewust bezig met dingen die onze efficiëntie in doen en denken verstoren. Dingen waar we ons zorgen over maken, dingen die blijven hangen, en waar we wel of geen controle op hebben. Sanne Bleeker, gastauteur en mogelijk vast auteur, schreef over dit onderwerp, en geeft je tips in hoe je dit om kunt zetten in mogelijke actiepunten.

 

18-03-2017


…Om hier beter mee om te kunnen gaan, wil ik je meer vertellen over een stressvrije productiviteits-methode, ontwikkelt door David Allen. Zijn stelling is simpel: onze productiviteit is direct gekoppeld aan ons vermogen tot ontspanning. Pas wanneer onze geest helder is en onze gedachten georganiseerd, kunnen we effectieve resultaten behalen en onze creatieve potentieel ontketenen.
Het probleem? Stuff. Allen verstaat hieronder alles in je fysieke en mentale omgeving wat niet op zijn plek staat, wat geen bestemming heeft en geen volgende actie stap. Dit zijn de ‘incompletes’ of de ‘open loops’. En dat kost energie.

“There is no reason to ever to have the same thought twice, unless you like having that thought”.

Zijn oplossing is om stuff niet in je hoofd te laten rondzwerven maar in een systeem te stoppen waarop je vertrouwd. Zo krijg je meer controle over de verschillende projecten (verticale controle) en over de vervolgstappen binnen de projecten (horizontale controle).

 

Hoe werkt deze methodiek?

De methodiek van Allen werkt als volgt. Eerst verzamel je ál je stuff. Tip: schrijf dit op aparte papiertjes, zo kun je ze per stuk behandelen. Daarnaast helpt dit om grotere, fysieke acties zoals ‘boekenkast opruimen’ in het systeem zetten. Sla niets over, wees streng voor jezelf. Zo kun je later op je systeem vertrouwen en blijft je hoofd lekker leeg.
De volgende stap is om je acties te organiseren via deze flowchart (figuur 1). Je hebt net stap 1 genomen, al je stuff is nu uit je hoofd en naar IN. Nu is het tijd voor stap 2, bedenk bij elke open loop hoe succes eruit ziet, en wat de volgende actie is die je kan nemen. Wanneer iets geen actie heeft, heb je 3 opties: Het kan weg, je kan het bewaren ter referentie of het kan incuberen voor een later moment. De laatste groep verzamelt zich op de Someday/Maybe lijst. Hier kun je al je dromen en ideeën verzamelen waar nu niet je focus ligt maar wat je ooit misschien wel wilt doen, zoals duiklessen nemen of Spaans leren.

Stap 3: Wanneer je wel iets kan uitvoeren, moet je bedenken of het een enkele actie is of meerdere. Allen bestempelt alles waarbij de uitkomst meerdere acties vereist als een project, denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van een presentatie. Tip: houdt een lijst bij van al je projecten voor verticale controle.

Stap 4: Je hebt nu alleen nog de enkele acties over. Als je het in minder dan 2 minuten uit kan voeren: gelijk doen. Deze tijd is volgens Allens ervaring de efficiëntste denk/doen-ratio. Duurt het langer dan 2 minuten? Kijk dan eerst of je het moet delegeren. Zo ja, zet het dan in je ‘Wachten op’ lijstje. Als je het zelf moet doen en er nu geen tijd voor hebt, plan het dan in je agenda. Wanneer het urgent is, zet jet het de ‘Volgende acties’ lijst. Loop dat lijstje af op basis van je locatie, energieniveau en prioriteiten.

Voor optimaal gebruik van de Getting Things Done aanpak, raad de auteur je aan om elke week je hele systeem door te nemen. Verzamel dan wederom al je stuff, bedenk wat een succesvolle uitkomst is en wat de volgende actie is om daar te komen, en organiseer alles naar de juiste plekken.

Kritiek en effectiviteit

De Getting Things Done methode is inmiddels welbekend. Het kent vele volgers maar is ook niet zonder kritiek gebleven. Zo is aan veelgehoord kritiekpunt dat de aanpak niet makkelijk is om aan te leren. Het boek alleen al telt +250 pagina’s. De auteur is hier ook bewust van. Hij geeft zelf dan ook aan dat het volledig onder de knie krijgen van de methode ongeveer 2 jaar duurt. Een investering dus, maar volgens de positievelingen zeker de moeite waard. De tijd die het kost om de werkwijze aan te leren, verdient zich volgens hen geheel terug in een hogere productiviteit, een leger hoofd, meer ontspanning en focus.
Een ander veelgehoord kritiekpunt is dat Getting Things Done zich niet leent voor het diepere nadenkwerk of creativiteit. Het toornt aan het idee dat geniale en creatieve ideeën vaak ontstaan uit chaos en spontaniteit. De reactie van Allen hierop is dat het model vooral bedoeld is om overzicht te houden, zodat je zelf op de bestuurdersstoel zit en besluit waar je wel en niet tijd aan besteed. Of, zoals een gebruiker zegt: “I have always thought of GTD as a way to get the shallow work out of the way, and more importantly, out of mind, to be able to focus on the ‘real’ work”.

Wat denk jij, lijkt de methode je handig?

Hoe vond je deze blog?

Related Posts

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Like ons op facebook!

Zusterpagina van:

In het kort:

Humans of Psychology is in 2015 opgericht, voor en door psychologiestudenten, om ervaringen te delen en anderen te inspireren en te motiveren bij de reis naar het werkveld. Momenteel uit zowel studenten als afgestudeerden, binnen verschillende disciplines van psychologie. Door middel van (persoonlijke) blogs wordt een beeld geschetst over de mogelijkheden binnen het werkveld, en wordt toegewerkt naar een positief toekomstperspectief. Ook onderwerpen als profileren en netwerken komen aan bod.

Archief: